La justificación es la fase donde más ayudas se pierden parcialmente. La administración no discute el proyecto: revisa si cada euro imputado está soportado, pagado dentro de plazo y vinculado a una partida aprobada.
Modalidades habituales
- Cuenta justificativa simplificada: memoria de actuación más relación clasificada de gastos, para importes pequeños.
- Cuenta justificativa ordinaria: además, facturas y justificantes de pago de todos los gastos.
- Cuenta con informe de auditor: revisión por auditor inscrito en el ROAC, frecuente en ayudas de I+D.
- Módulos o costes unitarios: se justifica la actividad realizada, no la factura.
Reglas que se incumplen a menudo
- Pagos en efectivo: rechazados en la práctica totalidad de convocatorias.
- Facturas sin desglose del concepto subvencionado o emitidas fuera del periodo elegible.
- Personal imputado sin partes horarios firmados ni cálculo del coste/hora.
- IVA imputado cuando la empresa se lo deduce: no es subvencionable.
- Falta de las tres ofertas exigidas cuando el gasto supera los umbrales del artículo 31.3 de la LGS.
Cronología típica
- 1Resolución de concesión y aceptación expresa.
- 2Ejecución del proyecto dentro del periodo elegible.
- 3Presentación de la cuenta justificativa en el plazo fijado (habitualmente 1-3 meses tras finalizar).
- 4Requerimiento de subsanación, si procede.
- 5Comprobación técnica y económica.
- 6Pago final o, en su caso, procedimiento de reintegro con intereses de demora.
Guarda toda la documentación al menos cuatro años desde la justificación: los controles financieros posteriores pueden llegar mucho después del cobro.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué pasa si no gasto todo el presupuesto aprobado?
- La ayuda se minora de forma proporcional. Si además incumples los objetivos mínimos que fijan las bases, puede iniciarse un reintegro total.
- ¿Puedo cambiar partidas del presupuesto?
- Solo dentro de los márgenes de desviación que permitan las bases; por encima de ese margen hay que pedir una modificación de la resolución antes de ejecutar el gasto.