El problema de una gestoría no es la falta de convocatorias: es el exceso. Entre el BOE, diecisiete boletines autonómicos, boletines provinciales y sedes municipales se publican miles de líneas al año, y solo un puñado encaja con cada cliente. Revisarlo a mano cuesta horas y, aun así, se escapan plazos. Este es el método para dejar de leer y empezar a filtrar.
1. Una sola fuente troncal: la BDNS
La Base de Datos Nacional de Subvenciones concentra por obligación legal las convocatorias de todas las administraciones españolas: estatal, autonómica, provincial y local. Trabajar sobre la BDNS evita seguir veinte boletines por separado y da un identificador estable por convocatoria, que es lo que permite no duplicar avisos.
La BDNS publica el extracto, no siempre las bases completas. El texto oficial de la convocatoria sigue estando en el boletín correspondiente y es el que manda ante cualquier discrepancia.
2. Filtros duros antes que criterios blandos
Un filtro duro descarta sin discusión; un criterio blando solo ordena. Aplicar primero los duros reduce el volumen entre un 90 y un 98 % y deja una lista revisable en minutos.
| Filtro | Descarta cuando | Fuente del dato |
|---|---|---|
| Territorio | El ámbito no cubre el domicilio o centro de trabajo | Órgano convocante y ámbito geográfico |
| Beneficiario | La forma jurídica o el tamaño no encajan | Extracto y bases |
| Objeto | La actuación financiada no es la del cliente | Objeto y finalidad de la convocatoria |
| Plazo | Está cerrado o cierra antes de poder presentar | Fechas de apertura y cierre |
| Concurrencia | Es concesión directa a beneficiarios nominados | Procedimiento de concesión |
3. Del filtro al encaje por empresa
Lo que sobrevive a los filtros duros hay que cruzarlo con cada ficha de cliente: CNAE, plantilla, facturación, municipio, mínimis consumido y objetivos declarados. Ese cruce es el que convierte una lista de convocatorias en una lista de acciones con nombre de cliente, que es lo único accionable en un despacho.
- CNAE y actividad real, no solo la del objeto social.
- Tamaño de empresa según la definición europea de pyme.
- Municipio y provincia del centro de trabajo, con sus variantes de denominación.
- Ayudas de mínimis ya percibidas en el periodo vigente.
- Objetivos del cliente para el año: contratar, digitalizar, exportar, invertir.
4. Rutina semanal realista
- 1Lunes: revisar las novedades de la semana ya filtradas y descartar lo que no encaje.
- 2Asignar cada oportunidad viable a un responsable de cuenta con fecha límite interna.
- 3Avisar al cliente con el plazo real y la documentación que debe reunir.
- 4Registrar el descarte y su motivo: evita revisar dos veces la misma convocatoria.
Baremo automatiza exactamente este circuito: ingesta diaria de la BDNS, filtros duros, encaje por empresa con motivos concretos y avisos de plazo por responsable de cuenta.
Preguntas frecuentes
- ¿Basta con las alertas del BOE?
- No. La mayor parte de las ayudas que puede pedir una pyme son autonómicas, provinciales o municipales y no aparecen en el BOE. Por eso conviene trabajar sobre la BDNS, que las agrega todas.
- ¿Cada cuánto hay que revisar?
- Una revisión semanal es suficiente si la ingesta es diaria y hay avisos por plazo. Lo crítico no es la frecuencia de lectura, sino que ninguna convocatoria relevante pase sin asignar responsable.
- ¿Cómo evito avisar al cliente de algo que no le encaja?
- Exigiendo que cada aviso lleve un motivo de encaje explícito: territorio, objeto y requisito concreto. Si el sistema no sabe decir por qué encaja, no debería enviarse.